jít bez papíru je proces. Nemůžete očekávat, že okamžitě vyhodíte stohy papírů, prodáte své staré kartotéky při prodeji v garáži a už nikdy nebudete muset znovu řešit papír.

ačkoli se to nestane přes noc, zbavit váš domov papírového nepořádku není složité. Níže uvádíme několik jednoduchých kroků, které vám pomohou začít.

9 kroky k bezpapírové domů

  1. Zaregistrujte se pro elektronické účty
  2. investujte do cloudového úložiště
  3. nastavte systém pro rychlé vyhledání důležitých dokumentů
  4. uložte důležité dokumenty alespoň na dvou místech
  5. nastavte automatické zálohování
  6. kupte si drtič papíru
  7. místo lepivých poznámek použijte aplikaci seznamu úkolů
  8. použijte online registrační formuláře místo papírových formulářů
  9. přepněte z papírových knih na čtení na Kindle
  1. Zaregistrujte se pro elektronické účty

  2. nejprve proveďte přepínač od papírových účtů po elektronické účty. Je to rychlejší, lepší pro životní prostředí a snižuje se na papíře. Další výhodou je automatická fakturace. To vám ušetří spoustu času každý rok.

  3. investujte do cloudového úložiště

  4. dalším jednoduchým krokem je přesun dokumentů do cloudu. Existuje celá řada možností cloudového úložiště, včetně Disku Google, Dropboxu a boxu. Pokud jste nervózní z cloudového úložiště,nebuďte! Pokud vám to ale ulehčí mysl, můžete si před uložením do cloudu pořídit fotografie papírových dokumentů.

  5. nastavte systém pro rychlé vyhledání důležitých dokumentů

  6. není nic horšího, než strávit 15 minut horečně hledáním dokumentu, který potřebujete. Vyhněte se tomu vytvořením systému pro ukládání, vyhledávání a archivaci informací.

    existuje spousta různých způsobů, jak to udělat, a každý má svůj vlastní systém. Jediné, na čem záleží, je to, že váš systém a procesy jsou konzistentní, snadno prohledatelné a mají nějakou funkci kategorizace nebo označování.

  7. uložte důležité dokumenty alespoň na dvou místech

  8. špatné věci se stávají. Váš oblíbený software může zmizet. Malware a počítačové viry mohou poškodit soubory. Můžete ztratit přístup k účtu.

    u důležitých dokumentů zmírněte svá rizika tím, že je uložíte alespoň na dvou místech. Můžete je také uložit na externí pevný disk.

    Pro Tip

    pro právní dokumenty, jako jsou rodné listy, listiny, tituly atd., je chytré uložit fyzickou kopii do protipožární bezpečnostní schránky.

  9. nastavte automatické zálohy

  10. naplánujte pravidelné zálohování počítače. Tímto způsobem, pokud váš počítač havaruje nebo se ztratí nebo ukradne, stále máte všechny důležité soubory bezpečně uložené a přístupné z cloudu.

    existují nástroje, jako je Backblaze, které to dělají na autopilotu na pozadí.

  11. kupte si drtič papíru

  12. když vyhazujete papíry, které obsahují citlivé informace, jako jsou čísla účtů, čísla sociálního zabezpečení nebo údaje o kreditní kartě, musíte tyto dokumenty skartovat. Krádež Identity je skutečný a rostoucí problém. Skartace citlivých dokumentů je jedním ze způsobů, jak zloděje odradit.

    Pro Tip

    konfetové drtiče fungují nejlépe, protože je téměř nemožné, aby někdo dal dokument zpět dohromady.

  13. použijte aplikaci seznamu úkolů namísto poznámek

  14. pro každodenní úkoly nahraďte papírové poznámky elektronickými úkoly nebo aplikacemi pro správu projektů. Neexistuje žádný nedostatek možností na výběr. Některé z našich oblíbených jsou Asana, Trello, ToDoist a aplikace notes, která je na vašem smartphonu standardně dodávána.

  15. použijte online registrační formuláře místo papírových formulářů

  16. ať už sbíráte objednávky na oběd, získáváte velikosti trička pro fotbalový tým vašeho dítěte, nebo si jen chcete přečíst denní aktualizace o Fido od vašeho domácího mazlíčka, online registrační formuláře jsou snazší sledovat a efektivnější.

    Pro Tip

    pokud používáte nástroj, jako je JotForm Mobile Forms, můžete shromažďovat všechna data, která potřebujete, na cestách, přímo na vašem smartphonu. Není třeba pero, papír ani Wi-Fi.

  17. Přepněte z papírových knih na čtení na Kindle

  18. knihy, časopisy a noviny zabírají spoustu místa a necestují dobře. Přečtěte si na Kindle nebo jiném elektronickém zařízení nebo poslouchejte na Audible. To nejen šetří spoustu místa, ale je to jednodušší zvládnout na cestách.

    myslíte, že jste připraveni?

    ponořte se a jděte bez papíru. Ale pamatujte: je to proces.

    papírování a soubory se ještě nějakou dobu hromadí. Práce přes nepořádek v dávkách. To může být stejně jednoduché jako vyčlenění hodiny každý měsíc na procházení vašich hromádek. Vytvořte tři svazky-odpadky, skenování a zničit, a udržet.

    po několika měsících byste měli drasticky snížit množství papíru ve vaší domácnosti.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.