9 formas de trabajar sin papel en casa

Trabajar sin papel es un proceso. No puede esperar tirar inmediatamente pilas de papeles, vender sus archivadores viejos en una venta de garaje y nunca tener que lidiar con papel de nuevo.

Aunque no sucede de la noche a la mañana, eliminar el desorden de papel de tu casa no es complicado. A continuación se presentan algunos pasos simples para ayudarlo a comenzar.

1. Regístrese para recibir facturas electrónicas

Primero, haga el cambio de facturas en papel a facturas electrónicas. Es más rápido, mejor para el medio ambiente y reduce el papel. Otra ventaja es la facturación automática. Esto le ahorrará toneladas de tiempo cada año.

2. Invierta en almacenamiento en la nube

Otro paso sencillo es mover sus documentos a la nube. Hay una gran cantidad de opciones de almacenamiento en la nube, que incluyen Google Drive, Dropbox y Box. Si está nervioso por el almacenamiento en la nube, ¡no lo esté! Pero si te tranquiliza, puedes tomar fotos de tus documentos en papel antes de almacenarlos en la nube.

3. Configure un sistema para encontrar rápidamente documentos importantes

No hay nada peor que pasar 15 minutos buscando frenéticamente el documento que necesita. Evite esto desarrollando un sistema para almacenar, buscar y archivar información.

Hay un montón de maneras diferentes de hacer esto, y cada uno tiene su propio sistema. Lo único que importa es que su sistema y sus procesos sean consistentes, fáciles de buscar y tengan algún tipo de funcionalidad de categorización o etiquetado.

4. Guarde documentos importantes en al menos dos lugares

Suceden cosas malas. Su software favorito puede desaparecer. El malware y los virus informáticos pueden dañar archivos. Puede perder el acceso a la cuenta.

Para documentos importantes, mitigue sus riesgos guardándolos en al menos dos lugares. También es posible que desee guardarlos en un disco duro externo.

Consejo profesional

Para documentos legales, como certificados de nacimiento,escrituras, títulos, etc., es inteligente guardar una copia física en una caja de seguridad contra incendios.

5. Configure copias de seguridad automáticas

Programe copias de seguridad periódicas de su computadora. De esa manera, si su computadora se bloquea, se pierde o es robada, aún tiene todos sus archivos importantes almacenados de forma segura y accesibles desde la nube.

Hay herramientas, como Backblaze, que hacen esto en piloto automático en segundo plano.

6. Compre una trituradora de papel

Cuando tire documentos que contengan información confidencial, como números de cuenta, números de seguro social o detalles de tarjetas de crédito, debe triturar esos documentos. El robo de identidad es un problema real y creciente. Destruir documentos confidenciales es una forma de disuadir a los ladrones.

Consejo profesional

Las trituradoras de confeti funcionan mejor, ya que es casi imposible que alguien vuelva a armar el documento.

7. Utilice una aplicación de lista de tareas en lugar de notas adhesivas

Para las tareas cotidianas, reemplace las notas adhesivas de papel con aplicaciones electrónicas de tareas pendientes o de gestión de proyectos. No hay escasez de opciones para elegir. Algunos de nuestros favoritos son Asana, Trello, ToDoist y la aplicación notes que viene de serie en tu smartphone.

8. Use formularios de registro en línea en lugar de formularios en papel

Ya sea que esté recogiendo pedidos de almuerzo, obteniendo tallas de camisetas para el equipo de fútbol de su hijo o simplemente desee leer las actualizaciones diarias sobre Fido de su cuidador de mascotas, los formularios de registro en línea son más fáciles de rastrear y más eficientes.

Consejo profesional

Si utilizas una herramienta como Formularios móviles JotForm, puedes recopilar todos los datos que necesites sobre la marcha, directamente en tu smartphone. No hay necesidad de un bolígrafo, papel o Wi-Fi.

9. Cambie de libros de papel a leer en un Kindle

Los libros, revistas y periódicos ocupan mucho espacio y no viajan bien. Lea en un Kindle u otro dispositivo electrónico o escuche en Audible. No solo ahorra una tonelada de espacio, sino que es más fácil de manejar sobre la marcha.

¿Crees que estás listo?

Dé el paso y preséntese sin papel. Pero recuerda: Es un proceso.

El papeleo y los archivos todavía se van a acumular por un tiempo. Trabaje a través de su desorden en lotes. Esto puede ser tan simple como reservar una hora cada mes para revisar sus pilas. Crea tres paquetes: basura, escanea y destruye, y quédate.

Después de unos meses, debe reducir drásticamente la cantidad de papel en su hogar.