Passer sans papier est un processus. Vous ne pouvez pas vous attendre à jeter immédiatement des piles de papiers, à vendre vos anciens classeurs lors d’une vente de garage et à ne plus jamais avoir à traiter de papier.

Bien que cela ne se produise pas du jour au lendemain, débarrasser votre maison de l’encombrement du papier n’est pas compliqué. Voici quelques étapes simples pour vous aider à démarrer.

9 étapes vers une maison sans papier

  1. Inscrivez-vous à des factures électroniques
  2. Investissez dans le stockage en nuage
  3. Configurez un système pour trouver rapidement les documents importants
  4. Sauvegardez les documents importants à au moins deux endroits
  5. Configurez des sauvegardes automatiques
  6. Achetez une déchiqueteuse de papier
  7. Utilisez une application de liste de choses à faire au lieu de notes autocollantes
  8. Utilisez des formulaires d’inscription en ligne au lieu de formulaires papier
  9. Passez des livres papier à la lecture sur un Kindle
  1. Inscrivez-vous aux factures électroniques

  2. Tout d’abord, faites le changement des factures papier aux factures électroniques. C’est plus rapide, meilleur pour l’environnement et réduit le papier. Un autre avantage est la facturation automatique. Cela vous fera gagner des tonnes de temps chaque année.

  3. Investissez dans le stockage cloud

  4. Une autre étape simple consiste à déplacer vos documents dans le cloud. Il existe de nombreuses options de stockage dans le cloud, notamment Google Drive, Dropbox et Box. Si vous êtes nerveux à propos du stockage en nuage, ne le soyez pas! Mais si cela vous soulage l’esprit, vous pouvez prendre des photos de vos documents papier avant de les stocker dans le cloud.

  5. Configurez un système pour trouver rapidement les documents importants

  6. Il n’y a rien de pire que de passer 15 minutes à chercher frénétiquement le document dont vous avez besoin. Évitez cela en développant un système de stockage, de recherche et d’archivage des informations.

    Il y a des tonnes de façons différentes de le faire, et chacun a son propre système. La seule chose qui compte est que votre système et vos processus soient cohérents, faciles à rechercher et dotés d’une sorte de fonctionnalité de catégorisation ou de marquage.

  7. Enregistrez des documents importants à au moins deux endroits

  8. De mauvaises choses se produisent. Votre logiciel préféré peut disparaître. Les logiciels malveillants et les virus informatiques peuvent corrompre des fichiers. Vous pouvez perdre l’accès au compte.

    Pour les documents importants, atténuez vos risques en les enregistrant à au moins deux endroits. Vous pouvez également les enregistrer sur un disque dur externe.

    Pro Tip

    Pour les documents juridiques, tels que les actes de naissance, les actes, les titres, etc., il est intelligent d’enregistrer une copie physique dans un coffre-fort anti-feu.

  9. Configurez des sauvegardes automatiques

  10. Planifiez des sauvegardes régulières de votre ordinateur. De cette façon, si votre ordinateur tombe en panne ou est perdu ou volé, tous vos fichiers importants sont toujours stockés en toute sécurité et accessibles depuis le cloud.

    Il existe des outils, comme Backblaze, qui le font sur le pilote automatique en arrière-plan.

  11. Achetez une déchiqueteuse de papier

  12. Lorsque vous jetez des papiers contenant des informations sensibles, telles que des numéros de compte, des numéros de sécurité sociale ou des détails de carte de crédit, vous devez déchiqueter ces documents. Le vol d’identité est un problème réel et croissant. Le déchiquetage de documents sensibles est un moyen de dissuader les voleurs.

    Conseil de pro

    Les déchiqueteuses de confettis fonctionnent mieux car il est presque impossible pour quelqu’un de reconstituer le document.

  13. Utilisez une application de liste de tâches au lieu de notes autocollantes

  14. Pour les tâches quotidiennes, remplacez les notes autocollantes papier par des applications électroniques de gestion de tâches ou de projets. Les options ne manquent pas. Certains de nos favoris sont Asana, Trello, ToDoist et l’application notes de série sur votre smartphone.

  15. Utilisez des formulaires d’inscription en ligne au lieu de formulaires papier

  16. Que vous collectiez des commandes de repas, obteniez des tailles de t-shirts pour l’équipe de football de votre enfant ou que vous souhaitiez simplement lire les mises à jour quotidiennes sur Fido de votre gardienne d’animaux, les formulaires d’inscription en ligne sont plus faciles à suivre et plus efficaces.

    Astuce pro

    Si vous utilisez un outil comme JotForm Mobile Forms, vous pouvez collecter toutes les données dont vous avez besoin en déplacement, directement sur votre smartphone. Pas besoin de stylo, de papier ou de Wi-Fi.

  17. Passez des livres papier à la lecture sur un Kindle

  18. Les livres, magazines et journaux prennent beaucoup de place et ne voyagent pas bien. Lisez sur un Kindle ou un autre appareil électronique ou écoutez sur Audible. Non seulement cela économise une tonne d’espace, mais il est plus facile à manipuler en déplacement.

    Vous pensez être prêt?

    Franchissez le pas et passez sans papier. Mais rappelez-vous: C’est un processus.

    La paperasse et les dossiers vont encore s’accumuler pendant un certain temps. Travaillez à travers votre encombrement par lots. Cela peut être aussi simple que de réserver une heure chaque mois pour parcourir vos piles. Créez trois paquets – ordures, scannez et détruisez, et conservez.

    Après quelques mois, vous devriez réduire considérablement la quantité de papier dans votre maison.

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