przechodzenie bez papieru jest procesem. Nie możesz oczekiwać, że od razu wyrzucisz stosy papierów, sprzedasz stare szafki na dokumenty na wyprzedaży garażowej i nigdy więcej nie będziesz musiał zajmować się papierem.

chociaż nie dzieje się to z dnia na dzień, pozbycie się bałaganu z papieru nie jest skomplikowane. Poniżej znajduje się kilka prostych kroków, które pomogą Ci zacząć.

9 krok do domu bez papieru

  1. zapisz się na rachunki elektroniczne
  2. Zainwestuj w Przechowywanie w chmurze
  3. skonfiguruj system, aby szybko znaleźć ważne dokumenty
  4. Zapisz ważne dokumenty w co najmniej dwóch miejscach
  5. Skonfiguruj automatyczne kopie zapasowe
  6. kup niszczarkę papieru
  7. użyj aplikacji listy zadań zamiast karteczek
  8. użyj formularzy rejestracji online zamiast formularzy papierowych
  9. przełącz się z papierowych książek na czytanie na Kindle
  1. Zapisz się na rachunki elektroniczne

  2. najpierw dokonaj zamiany od papierowych rachunków do e-rachunków. Jest szybszy, lepszy dla środowiska i tnie na papierze. Kolejną zaletą jest automatyczne rozliczanie. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu każdego roku.

  3. Zainwestuj w pamięć masową w chmurze

  4. kolejnym prostym krokiem jest przeniesienie dokumentów do chmury. Istnieje wiele opcji przechowywania w chmurze, w tym Dysk Google, Dropbox i Box. Jeśli denerwuje Cię Przechowywanie w chmurze,nie bądź! Ale jeśli to uspokaja umysł, możesz robić zdjęcia dokumentów papierowych przed przechowywaniem ich w chmurze.

  5. skonfiguruj system, aby szybko znaleźć ważne dokumenty

  6. nie ma nic gorszego niż spędzanie 15 minut gorączkowo szukając potrzebnego dokumentu. Unikaj tego, opracowując system do przechowywania, wyszukiwania i archiwizowania informacji.

    Istnieje mnóstwo różnych sposobów, aby to zrobić, i każdy ma swój własny system. Jedyne, co się liczy, to to, że Twój system i procesy są spójne, łatwe do wyszukiwania i mają jakąś funkcję kategoryzacji lub tagowania.

  7. Zapisz ważne dokumenty w co najmniej dwóch miejscach

  8. dzieją się złe rzeczy. Twoje ulubione oprogramowanie może zniknąć. Złośliwe oprogramowanie i wirusy komputerowe mogą uszkodzić pliki. Możesz stracić dostęp do konta.

    w przypadku ważnych dokumentów ogranicz ryzyko, zapisując je w co najmniej dwóch miejscach. Możesz również zapisać je na zewnętrznym dysku twardym.

    Pro Tip

    dla dokumentów prawnych, takich jak akty urodzenia, akty prawne, tytuły itp., mądrze jest zapisać fizyczną kopię w skrytce przeciwpożarowej.

  9. Skonfiguruj automatyczne tworzenie kopii zapasowych

  10. Zaplanuj regularne tworzenie kopii zapasowych komputera. W ten sposób, jeśli komputer ulegnie awarii lub zostanie zgubiony lub skradziony, wszystkie ważne pliki nadal będą bezpiecznie przechowywane i dostępne z chmury.

    są narzędzia, takie jak Backblaze, które robią to na autopilocie w tle.

  11. kup niszczarkę do papieru

  12. gdy wyrzucasz dokumenty zawierające poufne informacje, takie jak numery kont, numery ubezpieczenia społecznego lub dane karty kredytowej, musisz je zniszczyć. Kradzież tożsamości jest realnym i rosnącym problemem. Niszczenie poufnych dokumentów to jeden ze sposobów na odstraszenie złodziei.

    Pro Tip

    Niszczarki konfetti działają najlepiej, ponieważ prawie niemożliwe jest, aby ktoś złożył dokument z powrotem.

  13. Użyj aplikacji listy zadań zamiast karteczek

  14. w codziennych zadaniach zastąp papierowe karteczki karteczkami elektronicznymi lub aplikacjami do zarządzania projektami. Nie brakuje opcji do wyboru. Niektóre z naszych ulubionych to Asana, Trello, ToDoist i aplikacja notes, która jest standardowo dostępna na smartfonie.

  15. użyj formularzy rejestracyjnych online zamiast formularzy papierowych

  16. niezależnie od tego, czy zbierasz zamówienia na lunch, dostajesz rozmiary koszulek dla drużyny piłkarskiej swojego dziecka, czy po prostu chcesz czytać codzienne aktualizacje o Fido od opiekunki do zwierząt, formularze rejestracyjne online są łatwiejsze do śledzenia i bardziej wydajne.

    Pro Tip

    jeśli używasz narzędzia takiego jak JotForm Mobile Forms, możesz zebrać wszystkie potrzebne dane w podróży, bezpośrednio na smartfonie. Nie ma potrzeby używania długopisu, papieru ani Wi-Fi.

  17. przełącz się z papierowych książek na czytanie na Kindle

  18. książki, czasopisma i gazety zajmują dużo miejsca i nie podróżują dobrze. Czytaj na Kindle lub innym urządzeniu elektronicznym lub Słuchaj na słyszalnym. Nie tylko oszczędza mnóstwo miejsca, ale jest łatwiejszy w obsłudze w podróży.

    myślisz, że jesteś gotowy?

    zanurz się i idź bez papieru. Ale pamiętaj: to proces.

    Papierkowa robota i akta jeszcze przez jakiś czas będą się kumulować. Pracuj nad swoim bałaganem partiami. Może to być tak proste, jak poświęcenie godziny każdego miesiąca na przeglądanie stosów. Stwórz trzy zestawy-śmieć, Skanuj i niszcz oraz zachowaj.

    po kilku miesiącach należy drastycznie zmniejszyć ilość papieru w domu.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.